Матрица Эйзенхауэра: простой способ не потеряться в потоке дел студенту онлайн-школы

Зачем планировать время

онлайн-курс старт в дизайне

17-22 месяца

онлайн-курс старт в дизайне

Сначала — профориентация и опыт. После — обучение и больше опыта

8 300 ₽/мес.

4 980 ₽/мес.

Соцсети и общество постоянно говорят о продуктивности. Из-за этого люди часто испытывают ощущение, что только в постоянном движении можно добиться успеха. 

Без списка дел и четкого плана кажется, что все задачи одинаково важны, из-за чего появляются суета и желание успеть все и сразу. В результате мозг работает без перерыва в постоянном напряжении. Из-за этого он перегружается, а человек устает, прокрастинирует, испытывает стресс и симптомы выгорания.

Трудолюбие и стремление достичь целей — это хорошо, но только до тех пор, пока это не превращается в гонку и достигаторство. Поэтому так важно вести списки дел, расставлять их по важности и планировать расписание: чем меньше информации человек держит в голове, тем проще мозгу работать эффективно.

Продуктивность заключается не в том, чтобы делать больше, а в том, чтобы делать правильные вещи.

Майкл Хайятт. «Жизнь в расфокусе»

онлайн-курс старт в дизайне

17-22 месяца

онлайн-курс старт в дизайне

Сначала — профориентация и опыт. После — обучение и больше опыта

8 300 ₽/мес.

4 980 ₽/мес.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод, который помогает расставлять задачи по приоритету. Метод родился из цитаты, которую приписывают Дуайту Эйзенхауэру — генералу и президенту США 50-х годов. 

Он сказал: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные». Однако наибольшая популярность подхода развилась, когда вышла книга Стивена Кови «‎7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица Эйзенхауэра выглядит как система координат, которая образуется пересечением осей «Срочно» и «Важно». Оси делят пространство на 4 части, которые называют квадрантами. Каждый квадрант обозначает категорию: «Срочно и важно», «Не срочно и важно», «Срочно и не важно» и «Не срочно и не важно».

Структура матрицы Эйзенхауэра

Суть метода планирования — расставить задачи по четырем квадрантам, в зависимости от их приоритета. Ниже разберем каждый квадрант.

Квадрант A. Срочно и важно: сделать сейчас

В эту категорию относят задачи, которые обязательно нужно выполнить в первую очередь, и чем быстрее, тем лучше. У них четкий дедлайн, они требуют немедленного внимания и напрямую влияют на последствия, если их не решить. 

Например, если пропустить встречу с партнером, можно подвести всю команду. Сюда же попадают просроченные дела и форс-мажоры.

Старайтесь не держать в этой категории больше трех дел, иначе вся деятельность будет направлена на тушение «пожаров». Это, в свою очередь, приведет к стрессу, прокрастинации и выгоранию. Чтобы этого не допустить, желательно заранее планировать неделю. Еще можно попробовать метод планирования от дедлайна, а не от времени начала задачи. 

Квадрант B. Не срочно и важно: запланировать

Это самый важный квадрант, который еще называют стратегическим. Задачи этого квадранта приближают к долгосрочным целям. К ним относится все, что связано с образованием, саморазвитием, заботой о себе и планомерной работой над важными проектами.

Эти дела планируют заранее, чтобы они не превратились в срочные. Например, если долго откладывать обновление портфолио и не делать этого регулярно, можно упустить шанс получить работу мечты.

Старайтесь больше времени уделять задачам из квадранта B — они помогают достичь важных результатов, которыми вы будете гордиться.

cтарт
в дизайне

онлайн-курс | 17-22 месяца

cтарт
в дизайне

Пробуйте, чтобы понять. Тест-драйв 5 дизайн-профессий на практике — и один осознанный выбор после

пройти курс

Квадрант C. Срочно, но не важно: отложить, делегировать 

Здесь царит суета. Бытовые дела, рутина и мелкие, внезапно появившиеся задачи часто маскируются под срочные. Их хочется сделать сразу, и поэтому такие дела легко спутать с задачами из первого квадранта. 

Дела из квадранта C отвлекают и только создают эффект срочности. В такие моменты важно взять паузу и решить: действительно ли это настолько срочно и важно, можно ли перенести задачу или вообще попросить кого-то еще ее сделать. 

Делегировать можно не только людям, но и сервисам. Например, если срочно нужно купить корм коту, но горят дедлайны, можно заказать доставку, а не идти в магазин. 

Такие задачи лучше выполнять, когда в квадрантах A и B ничего не осталось.

Квадрант D. Не срочно и не важно: минимизировать, отказаться

Задачи из квадранта D — это все, что отвлекает от главного, мешает сконцентрироваться и тратит время: ответы на сообщения, просмотр сериалов, публикация постов в соцсетях, видеоигры.

В отдыхе нет ничего плохого, однако он должен быть спланированным, осознанным и восстанавливающим. 

Чтобы не попасть в ловушку приятных активностей, пока горят дедлайны, важно четко фиксировать время перерывов и на что оно уходит.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра применяют в учебе, работе над проектами и в личных делах. Ее используют для определения приоритетов при планировании года или месяца, но больше пользы она приносит в краткосрочных проектах. 

Чтобы составить матрицу Эйзенхауэра, выполните следующие шаги:

1. Выпишите все, что вам нужно сделать, в одном месте: блокноте, заметках в телефоне, приложении-планировщике. Задачи могут быть любого типа и из любой сферы жизни.

2. Расставьте дела по приоритету: определите, что из списка является важным и срочным. Если все задачи кажутся важными, используйте метод «олимпийской системы» — «победители» и окажутся в первом квадранте. 

Не перегружайте квадранты. В каждом квадранте должно быть не больше 3–4 задач. Лучше всего держать квадрант A (срочно и важно) по возможности пустым, ведь в идеале он должен заполняться только в экстренных ситуациях. Квадрант B (важное, но не срочное) должен содержать больше всего задач, так как именно они приближают к долгосрочным целям. 

Регулярно пересматривайте и обновляйте матрицу. Это позволит гибко реагировать на изменения, корректировать план действий и не терять фокуса на главных целях.

Читайте также:

Лицензии и права на изображения: что нужно знать и как оформить

Где можно построить матрицу Эйзенхауэра

Преимущества матрицы Эйзенхауэра — ее универсальность и простота. Матрицу можно нарисовать на бумаге в блокноте, оформить списком в заметках, составить простую таблицу в Excel или использовать специальные приложения. Вот некоторые варианты.

Todoist предлагает шаблон, в котором задачам задают приоритет и назначают теги: срочно/важно. 

В приложении TickTick есть встроенная матрица Эйзенхауэра, которая помогает расставить весь список дел по приоритету.

Если вы много работаете в Figma, можете использовать шаблон или нарисовать свою матрицу Эйзенхауэра в Figma или FigJam.

Как матрица Эйзенхауэра помогает студентам онлайн-курсов

Студенты онлайн-курсов часто совмещают обучение с основной работой, бытовыми делами и временем для семьи. Они сами распределяют время и нагрузку, но из-за потока дел им становится сложно сосредоточиться на главном. Мозгу требуется обрабатывать много новой информации, а еще студент должен успевать делать и вовремя сдавать домашние задания. Из-за этого приходится отказываться от отдыха, что приводит к прокрастинации и симптомам выгорания. 

Матрица как раз помогает определить по-настоящему важные задачи и грамотно расставить приоритеты, чтобы найти баланс и время для восстановления. Это снижает стресс и разгружает мозг.

Как внедрить матрицу Эйзенхауэра в жизнь студента

Ниже рассмотрим, какие задачи можно отнести к каждой категории в контексте онлайн-обучения и проектов.

Пример 1: Неделя защиты диплома

A. Срочные и важные: доделать презентацию, отрепетировать защиту.

B. Важные, но не срочные: внести правки в проект, подкорректировать кейс на Behance, смотреть референсы. 

C. Поблагодарить ментора в кооментариях.

D. Приготовить новое блюдо.

Пример 2: Обычная неделя

A. Срочные и важные: сдать домашнее задание, консультация ментора.

B. Важные, но не срочные: посмотреть урок нового модуля, попробовать сгенерировать изображение в Stable Diffusion, почитать главу «Дизайн привычных вещей», установить After Effects. 

C. Срочные, но не важные: ответить одногруппникам в чате, убраться на рабочем столе, помыть посуду.

D. Не срочные и не важные: посмотреть серию «Друзей».

Главное о матрице Эйзенхауэра

1. Планирование — объемная и сложная тема. И часто разные подходы работают вместе. Матрицу Эйзенхауэра совмещают с тайм-блокингом, методом «Помодоро», принципом Парето и правилом «1–3–5». Не бойтесь экспериментировать и подбирать схему планирования времени под себя. 
2. Помните о важности отдыха и своих ресурсах. Даже самые срочные дела не стоят физического и ментального здоровья. Планируйте отдых так, чтобы он наполнял силами и помогал восстановиться.
3. Матрица Эйзенхауэра помогает выделить из списка дел главное и сосредоточиться на достижении долгосрочных целей. Для этого задачи распределяют по четырем квадрантам, в зависимости от их срочности и важности. 
4. В квадрант A помещают самые важные и срочные задачи. В квадрант B — то, что нужно запланировать и приближает к цели. Задачи квадранта C создают ощущение занятости, но по сути отвлекают от главного. В квадрант D записывают задачи, которые убивают время и не приносят пользы в долгосрочной перспективе. Лучше такие дела планировать отдельно на время отдыха. 
5. Студентам онлайн-курсов приходится одновременно работать, проводить время с семьей и вовремя сдавать домашние задания. Из-за этого может не хватать времени на отдых, что приводит к прокрастинации и симптомам выгорания. 
6. Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты и найти баланс в разных сферах жизни. 
7. Попробуйте составить свою матрицу Эйзенхауэра на следующую неделю и оцените результат.

онлайн-курс
старт в дизайне

онлайн-курс
старт в дизайне

Выбирайте профессию осознанно: познакомьтесь на практике с 5 специальностями в дизайне.
После профориентации — обучение и реальный опыт: стажировки, проекты по брифам заказчиков и погружение в дизайн-среду

Научиться